浙江外国语学院审计发现常见问题防范清单

2023-10-31 2023-10-31 7454 字 15 分钟

审计共性问题

问题领域	常见问题	规范办理指导	主要文件依据
一、公务接待	1.公务接待报销凭证不齐全	接待费报销凭证应当包括财务票据、派出单位公函和《公务接待清单》。邀请外来专家到校开展讲座、指导工作或参加活动等所产生的接待费，须附相应部门、学院（部）、单位出具的邀请函（加盖部门公章）。	1.《浙江外国语学院国内公务接待管理规定(修订)》（浙外院党办〔2018〕3号）
			2.《浙江外国语学院关于进一步规范用餐管理的补充规定（修订）》（浙外院办〔2018〕3号）
	2.违规或超标公务接待	1.严禁接待无公函的公务活动和来访人员。	3.《浙江外国语学院关于进一步规范国内公务接待相关工作的通知》（浙外院办〔2018〕4号）
		2.同城一般不安排用餐。
		3.确因工作需要，每批接待对象可以安排一次接待用餐，并严格控制陪餐人数。接待对象在10人以内的，陪餐人数不得超过3人；超过10人的，陪餐人数不得超过接待人数的三分之一。
		4.国内公务接待用餐标准，按照《浙江省省级机关会议费管理规定》（浙财行〔2014〕7号）中的伙食费标准执行（不超过120元/人）。
		5.禁止在接待费中列支应当由接待对象承担的差旅、会议、培训等费用。确需学校负担住宿费的宾客，由邀请部门（单位）负责安排，优先安排在学校内部接待场所；确需在校外安排住宿的，要严格执行差旅、会议管理的有关规定，不得超标准安排接待住房，不得额外配发洗漱用品，不得在房间内摆放花篮和果篮。
	3.超标准外事接待	对外赠礼以赠礼方或受礼方级别较高一方的级别确定赠礼标准。受礼方为正副部长及人员，每人次礼品不超过400元；赠礼方或受礼方为厅局级人员或教授的，每人次礼品不超过200元；其他人员，可以视情况赠送小纪念品。	1.《浙江省外宾接待经费管理规定》(浙财行〔2014〕29号)
			2.《浙江外国语学院外宾接待管理实施办法》（浙外院办〔2019〕8号）
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二、公务出差	4.超标准乘坐交通工具、超规格入住酒店	有关交通、住宿标准详见学校差旅费管理办法和相关科研经费管理办法的规定。对未经批准，以及超范围、超标准开支的费用不予报销，由出差人员个人自理。	1.《浙江省机关工作人员差旅费管理规定》(浙财行〔2017〕29号)
			2.《浙江外国语学院差旅费管理办法》（浙外院办〔2017〕78号）
	5.未按规定领取差旅补贴	1.出于安全考虑不提倡工作人员驾驶私家车出差。如驾驶私家车出差，发生的加油费、过路过桥通行费、停车费等不能报销，也不能作为城市间交通费票据，按无城市间交通费票据执行减半报销公杂费。对于到偏远地区开展考察、调研和测试监测等科研工作，受地理环境和当地条件限制，必须要租车前往或者自驾车的，出差期间发生的汽油费、过路费、租车费可凭据报销，报销金额原则上控制在城市间交通费标准内，自驾车或者租车出差的，公杂费减半。	3.《浙江外国语学院纵向科研项目经费管理办法》（浙外院〔2019〕172号）
		2.鼓励科研人员乘坐公共交通工具出行开展科研活动。确因条件限制或工作需要，需自驾或租车前往的，出差期间，在杭州市外产生的汽油费、车辆通行费、停车费、租车费等据实报销,公杂费减半。	4.《浙江外国语学院横向科研项目经费管理办法》（浙外院〔2019〕172号）
	6.重复报销包干范围内交通费	公杂费是指工作人员因公出差期间发生的市内交通费用（含市内机场大巴费）、机场服务费、打包费、订票费以及打印、复印、传真、寄送资料等发生的费用。工作人员出差公杂费按出差自然（日历）天数计算，每人每天80元包干使用。由单位（含牵头单位）安排车辆出差的，相应派车天数（自然日）公杂费减半。
三、科研管理	7.报销与项目无关的费用	引导科研人员合理、合规、合法使用科研项目资金，严禁科研人员采用虚假财务资料套取项目资金，严禁在科研项目资金中列支与项目研究无关的费用。	1.《省教育厅省财政省科技厅省人社厅省外办省社科联关于进一步完善省属高校科研项目经费使用办法的通知》(浙教高教〔2019〕31 号)
			2.《浙江外国语学院纵向科研项目经费管理办法》（浙外院〔2019〕172号）
	8.结题后不按规定结账	科研项目完成目标任务并通过验收后，纵向项目（含经费由国库拨付的项目）结余经费，在2年内继续由所在高校统筹用于科研活动的直接支出，2年后未使用完成的，按相关规定收回；横向科研项目的结余经费，按合同约定管理，合同没有约定的，由所在高校按照单位制定的管理办法统筹使用。	3.《浙江外国语学院横向科研项目经费管理办法》（浙外院〔2019〕172号）
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四、合作办学	9.合作办学未按规定程序审批	1.确需与社会机构合作开展非学历继续教育，学校要提出准入条件，由学校职能部门提出意见，按照相应程序，学校集体研究确定，并签订合作协议。	1.《浙江省教育厅办公室关于切实规范高校继续教育合作办学行为的通知》(浙教办高教〔2014〕59号)
		2.普通高校、成人高校举办自考全日制助学，须经校长办公会议决定，并由学校实行统一归口管理。	2.《浙江省教育厅办公室浙江省财政厅办公室关于进一步加强高校成人教育和继续教育财务管理的通知》（(浙教办计〔2017〕16号)）
		3.凡年度收入超过30万元的合作办学事项均需提交学校院长办公会议集体讨论审议决定。	3.《浙江省教育厅关于进一步加强高等教育自学考试全日制助学管理的若干规定（试行）》（浙教办考〔2008〕171号）
	10.合作办学成人教育教学点学费未足额上缴或上缴不及时	成人教育学费等行政事业性收费，统一使用财政部监制的非税收入票据，及时、足额上缴财政管理。	4.学校《抄告单》（〔2018〕3号）
	11.合作方收取学费由个人银行账户缴入学校	任何单位和个人不得截留、隐瞒、挪用收费收入，不得私存、私放资金，严禁将资金存入个人银行卡，严禁以任何理由及形式私设“小金库”
五、助学金	12.违规列支学生助学金	要切实加强助学资金管理，确保及时发放、专款专用。	《国务院关于建立健全普通本科高校高等职业学校和中等职业学校家庭经济困难学生资助政策体系的意见》(国发〔2007〕13号)
六、劳务费发放	13.超标准发放校外人员劳务费	1.专家讲座费标准：中级技术职称及以下专业人员最高不超过1200元/人/次（税后，下同），副高级技术职称专业人员最高不超过2000元/人/次，正高级技术职称专业人员最高不超过4000元/人/次。	1.《浙江外国语学院专家讲座与项目评审费发放管理办法》（浙外院办〔2018〕75号）
		2.专家评审费标准：学术性评审发放标准一般不超过1500元/人/次；可视评审用时、难易程度等酌增，但最高不超过3000元/人/次。	2.《浙江外国语学院评标专家库建设与管理办法》（浙外院〔2011〕184 号）
		一般性评审发放标准一般不超过500元/人/次；可视评审用时、难易程度等酌增，但最高不超过2000元/人/次。
		3.评标专家评标费标准：校外专家单次300元/人，评标时间超过2小时的，校外专家400元/人。
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七、合同管理	14.合同要素不全	归口管理部门对所签合同的真实性、合法性、可行性负责（个人科研项目合同由项目负责人和归口管理单位共同负责），在签订之前必须对以下事项进行严格审核：审查合同基本条款的完备情况，包括合同对方当事人的名称或姓名、住所地、合同标的、数量、质量、价款或酬金、合同期限、履约地点和方式、合同变更和解除、违约和违约责任以及合同的仲裁和诉讼等。	《浙江外国语学院合同管理试行办法（修订）》（浙外院〔2020〕9号）
	15.部门或学院未经授权自行对外签订经济合同	1.合同原则须经过二级审核，教学单位对外签订合同，应经过业务主管部门审核；职能部门代表学校对外签订合同，应经过法务专员或法律顾问审核。
		2.校内不具有法人资格的教学单位，可以在授权范围内对外签订合同。合同须送学校相应业务主管部门审核、由学院（部）主要负责人签批后，再加盖学院（部）公章。主要包含下列合同：（1）以学院（部）名义签的教学研究基地、实习实验基地和社会实践基地合同；（2）学术讲座、学术交流等纯学术活动的合同；（3）经校长办公会议授权签订的其他合同。本条合同涉及经济往来的，应按规定审批后，以学校名义订立合同。
		3以学校名义签订的经济类合同统一使用“浙江外国语学院合同专用章”。其他类合同根据合同的内容和要求可以使用浙江外国语学院公章。用印时必须向学校办公室提供合同文本和“合同审签单”。
	16.合同已到期未终止合作关系或办理续签	1.每年年底，各归口管理单位应将合同的履行情况及存在问题进行梳理，提出处理建议，报学校分管领导。
		2.计划财务处根据合同条款进行审核后办理结算业务。未按合同条款履约或应签订书面合同而未签订的，计划财务处不予付款。
	17.经济业务因不可抗力而终止，未及时变更或解除合同	1.因特殊情况无法继续履行的合同，承办单位应及时提出变更或解除的建议，经合同审查小组核准，报送分管校领导或校长审批后方可执行。
		2.学校接到对方当事人提出的变更或解除合同建议后，应在15日以内答复。3.变更或解除合同的建议或答复，一律采用书面形式，并将能证明双方函电往来及内容的凭证归档存查。
	18.合同执行监管力度不够	对外合同一经签订，归口管理部门应会同承办部门严格履行合同义务，并监督合同对方履行合同义务，确保合同全面履行。
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八、采购管理	19.违规拆分采购项目	任何使用部门和个人不得将应当以公开招标方式采购的项目化整为零，或者以其它任何方式规避公开招标。	《浙江外国语学院采购管理办法》（浙外院〔2020〕38 号）
	20.采购方式不合规	1.政府采购，是指纳入政府集中采购目录或政府采购限额标准以上的采购项目，均应按照国家和省相关法律、法规和政策执行。纳入集中采购目录，采购预算金额在10万元及以上，公开招标金额以下的货物、服务类项目应通过浙江“政采云”平台电子卖场 —— 在线询价系统、反向竞价系统、网上服务市场、行业馆或主题馆进行竞价采购，竞价失败的可采用在电子卖场直接采购；采购预算金额在10万元以下，可在电子卖场直接采购。
		2.学校采购项目在符合《中华人民共和国政府采购法》等相关法律法规的情形下，公开招标数额标准以下，规格标准较为统一、现货货源充足且价格变化幅度小的货物项目或服务标准较为统一、市场竞争充分且价格变化幅度小的服务项目，学校应当通过浙江省“政采云”平台电子卖场-在线询价系统、反向竞价系统、网上服务市场、行业馆或主题馆进行竞价采购，除此之外的 20 万元及以上的采购项目学校应当采用公开招标、邀请招标、竞争性磋商、竞争性谈判、询价、单一来源采购等方式采购。
		3.部门自行采购项目应通过“政采云”平台电子卖场—网上超市、网上服务市场、行业馆或主题馆等采购。采购预算在 5 万元以下的未上线或价格低于“政采云”平台电子卖场的由本部门主要负责人审核同意后方可市场直接采购，相关材料（含部门审核同意的政采云截图，询价纪要，合同等）交公共事务与资产管理处备案，5万元及以上的未上线或价格低于“政采云”平台电子卖场的由校采购管理部门审核同意后交学校设备与物资采购中心采购。
	21.采购总金额等关键要素发生重大改变未签订补充合同或重新实施采购	1.采购实施部门在拟订采购合同时，可以在规定的范围内对采购货物和服务的数量予以增加或减少，但增减的幅度不得超过采购项目金额的 15%，且不得变更单价。超过 15%的，必须重新执行采购程序。因情况特殊需简化程序的，应经项目所属部门、采购管理部门同意，必要时需经采购领导小组讨论同意。
		2.采购合同履行中，项目所属部门需追加与合同标的相同的货物、工程或服务的，在不改变合同其他条款的前提下，可以与供应商签订补充合同，但所有补充合同的采购金额不得超过原采购合同金额的 10%。
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九、国有资产管理	22.国有资产出租收入未按规定上缴财政	行政事业单位国有资产出租收入以及事业单位对外投资和担保等取得的收入，按照政府非税收入管理有关规定上缴省财政，纳入预算管理。	《浙江省财政厅关于印发浙江省省级行政事业单位国有资产使用管理暂行办法的通知》(浙财资产〔2010〕61号)
	23.国有资产账账、账实不符	1单位财务管理部门应根据资产的相关凭证或文件及时进行账务处理。	1.《浙江省财政厅关于印发浙江省省级行政事业单位国有资产使用管理暂行办法的通知》(浙财资产〔2010〕61号)
		2.公管处、分类归口管理部门、使用单位应建立健全资产增置、验收、保管、领用、清查等内部管理制度，做好日常管理。对国有资产要进行定期清查，做到账账、账卡、账实相符。因工作调整、调动、退休等调离岗位的，都必须及时办理原保管或使用国有资产的移交手续。	2.《浙江外国语学院国有资产管理办法》（浙外院〔2019〕149号）
		3.学校及时按主管部门及财政部门对国有资产处置的批复，办理产权变更或注销手续，调整相关会计账目。
	24.长期投资损失处理不够及时	1.事业单位对外投资，享有对外投资收益分配权，并承担对投入资产的安全完整和保值增值的监督责任，发现可能出现资产损失的，要及时采取措施加以控制，防止国有资产流失。	1.《浙江省省级行政事业单位国有资产使用管理暂行办法》（浙财资产〔2010〕61号）
		2.高校处置历史遗留问题资产，须提交书面报告和相关证明材料，必要时需由具有相关资质的审计或评估机构出具书面报告，经主管部门审核，报同级财政部门审批。	2.《浙江省高等学校国有资产管理办法》（浙政办发[2013]18号）
十、建设工程管理	25.未经批准改变部分使用功能	建设单位或者个人应当按照规划条件进行建设；确需变更规划条件的，应当经城乡规划主管部门批准。	《浙江省城乡规划条例》（浙江省人大常委员会公告第51号）
	26.工程变更管理不够到位	1.严格控制工程变更，控制工程造价。	《浙江外国语学院基本建设管理办法》（浙外院〔2019〕7号）
		2.工程联系单的签发实行分级管理，工程变更增减金额在 10 万元以下的由校园建设处决定；工程变更金额增减金额在 10 万元及以上至 30 万元以下的须经校园建设处、审计处讨论提出意见后，报基建工作领导小组讨论决定；对于涉及变更增减金额超过 30 万元及以上至 50 万元以下的更大变更，须经学校基建工作领导小组研究提出意见后，报院长办公会审批；变更增减金额超过 50 万元及以上的重大变更，须经学校基建工作领导小组及院长办公议研究后报党委会研究批准。
	27.小额维修工程未进行结算审核	除合同另有约定外，学校所有建设工程在工程结算前均应接受结算审核。	《浙江外国语学院建设工程结算审核实施细则》（浙外院办〔2020〕4 号）
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十一、预算编制与执行	28.政府采购预算与实际采购量不匹配	1.学校预算编制应当做到程序规范、内容完整、数据准确。学院、部门（单位）应根据上一年度预算执行情况和下一年度教学、科研、管理等事业发展要求，提出预算建议数，在规定时间内报送计划财务处。	1.《浙江外国语学院预算管理办法》（浙外院〔2017〕140号）
		2.项目所属部门根据学校及专项经费等采购预算申报政府采购计划，报送公共事务与资产管理处，各部门应在每年预算下达后上报采购计划。公共事务与资产管理处将其中应进行政府采购的部分上报省教育厅和省财政厅审批。	2.《浙江外国语学院采购管理办法》（浙外院〔2020〕38 号）
	29.专项经费预算执行率偏低	各学院、部门（单位）要按照学校下达的支出预算指标，根据工作的轻重缓急，细化预算并严格执行，严禁无预算、超预算支出。要合理安排支出进度，提高预算执行率，充分发挥资金使用绩效。
十二、往来款管理	30.往来款长期挂账	各种应收及预付款项应当定期与债务人对账核实，及时清算、催收；各种应付款项及应缴款项应及时清理并按规定办理结算，不得长期挂账。	《政府会计准则》（财政部令第78号）
十三、日常财务规范	31.违规报销虚假发票	1.会计机构、会计人员必须按照国家统一的会计制度的规定对原始凭证进行审核，对不真实、不合法的原始凭证有权不予接受，并向单位负责人报告；对记载不准确、不完整的原始凭证予以退回，并要求按照国家统一的会计制度的规定更正、补充。	1.《中华人民共和国会计法》（主席令第十二届第81号）
		2.高等学校应当依法加强各类票据管理，确保票据来源合法、内容真实、使用正确，不得使用虚假票据。	2.《高等学校财务制度》（财教〔2012〕488号）
	32.违反审批回避原则	经费审批实行回避原则。学院 “财务一支笔”经办的报销事项由另一名主要负责人审批；部门“财务一支笔”的报销事项由指定的另一名负责人审批；只有一名负责人的由分管校领导审批。项目负责人的报销事项，在项目负责人签字的基础上，由所在学院、部门（单位）“财务一支笔”审批；校领导出差报销由校长办公室主任代为审批。	1.《浙江外国语学院支出管理办法》（浙外院办〔2017〕80号）
	33.公款私存或私设小金库	各学院、部门所收取的收入必须及时、足额缴存到学校规定的银行账户，不得公款私存、隐瞒收入，不得私设“小金库”和“坐支”。及时到计划财务处办理结算、核拨手续。计划财务处必须按规定将收入及时足额上缴财政专户，不得截留、坐支和挪用。	2.《浙江外国语学院收入管理办法》（浙外院办〔2018〕25号）
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十四、关键岗位管理	34.部分关键岗位人员长期不轮岗	单位应当实行内部控制关键岗位工作人员的轮岗制度，明确轮岗周期。	《行政事业单位内部控制规范（试行）》（财会〔2012〕21号）
十五、档案管理	35.归档不及时、未按规定范围归档	1.各单位办理完毕的文件材料在其形成的次年按学校的统一部署立卷归档，一般在4月份前完成。部分教学档案按学年在下半年归档，学籍档案在学生毕业的当年10月份按届归档。基建项目档案在竣工验收后3个月内归档。会计档案由财务处保管2年后移交。声像档案由拍摄部门在次年初向档案室移交。干部人事档案在形成材料后的1个月内按要求移交。	1.《浙江外国语学院档案管理办法（修订）》（浙外院〔2018〕133号）
		2.相关归档范围详见《浙江外国语学院部门档案归档范围（修订）》。	2.《浙江外国语学院部门档案归档范围（修订）》浙外院办〔2018〕59号）